5باور غلط در مدیریت زمان +3 تکنیک کاربردی برای مدیریت آن

کسی که مهارت مدیریت زمان را بلد باشد، اصولا از آرامش بیشتری در زندگی برخوردار است؛ چرا که ذهنش پر از کارهای عقب افتاده و شلوغی نخواهد بود. در این مطلب از اثر مثبت می خواهیم شما را با 5 باور غلط در بحث مدیریت زمان و البته 3 تکنیک کاملا کاربردی برای مدیریت زمان آشنا کنیم.

وقت يكی از معدود چيزهايی است كه بصورت عادلانه بين همه انسانها تقسيم شده است. همه انسان ها 24 ساعت زمان در شبانه روز دارند و اين زمان نه قابل افزايش و نه كاهش است. اين محدوديت باعث شده است شاخه ای در مديريت فردی به نام  مدیریت زمان ايجاد شود. به دليل اينكه وقت قابل افزايش يا خريد و عاريه گرفتن نيست، در نتيجه تنها گزينه ای كه باقی می ماند اين است كه برای داشتن بازدهی بيشتر و عملكرد بهتر اين دارايی محدود را طوری مديريت كنيم كه با آن كارهای بزرگتری انجام دهيم.

ما در يك زندگی عادی بدون هيچ برنامه ای برای پيشرفت و رشد، همواره می ناليم كه وقت ندارم و به هيچ كاری نمی رسم ولی در واقع آنقدر وقت را به كارهای بدون بازدهی مانند تماشای تلويزيون، چرخيدن در اينترنت و شبكه های اجتماعی و چت كردن با دوستان می گذرانيم كه عملا وقتی برای انجام كارهای اصلی باقی نمی ماند. در واقع وقت زياد داريم ولی آن را به كارهای غيرضروری اختصاص می دهيم.

ولی به محض اينكه پا در مسير رشد و موفقيت می گذاريم با كمبود وقت بصورت كاملا واقعی مواجه می شويم. در يك روز بايد به كارهای مختلفی برسيم. با تمام انرژی و توان خود كار می كنيم، همه وقت خود را به كار اختصاص می دهيم ولی باز هم وقت كم می آوريم. اينجا است كه بايد به سمت يادگيری مهارتی به نام مدیریت زمان برويم.

 مدیریت زمان چيست؟

ما اغلب فكر می كنيم مدیریت زمان به معنای انجام كارهای بيشتر يا همه كارهای خود در يك زمان مشخص است. اين يك باور اشتباه است كه بايد اصلاح كنيم. نه ما و نه هيچكس نمی تواند همه كارهايی كه قصد دارد را انجام دهد. در حقيقت اين فرضی محال است. ولی در عوض ما می توانيم با انجام با كيفيت تر كارها آن هدفی از مدیریت زمان كه می خواهيم را بدست بياوريم.

ما دوست داريم پيشرفت كنيم، كارهای بزرگی انجام دهيم، به سطوح بالاتر شغلی برسيم، كسب و كار و شركت خود را راه بياندازيم و خلاصه موفق شويم. از جنبه وقت و زمان اگر ما مهارت  مدیریت زمان را ياد بگيريم اين اهداف دست يافتنی است.

اصلاح باورهای نادرست در مورد مديريت زمان

كمبود وقت طبيعی است

چنانكه در مقدمه گفتيم برای كسی كه می خواهد پيشرفت كند و در مسير موفقيت گام بردارد كمبود وقت موضوعی كاملا طبيعی است. اصلا شما اگر با وجود فعاليت زياد باز هم با كمبود وقت مواجه می شويد بايد بدانيد كه داريد مسير درست را می رويد. اين برای همه است. برعكس اگر نوع زندگی شما طوری است كه اغلب از بيكاری حوصله تان سر می رود بايد نگران شويد.

شما هميشه از ايده هايتان عقب هستيد

شما هيچوقت نمی توانيد تمام كارهايی كه دوست داريد را انجام دهيد. حتی اگر عمر نوح داشته باشيد باز هم به بيشتر كارهايتان نمی رسيد. چرا اينطور است؟ دليل آن ساده است. چون مغز شما خيلی قويتر از ماهيچه هايتان است. مغز انسان تا كنون پيچيده ترين سيستم شناخته شده در كل كائنات است. فقط بخشی از آن حاوی صد ميليارد نورون است كه هر كدام در آن واحد می تواند با ده هزار نورون ديگر در ارتباط باشد.

بنابراين اين سيستم از نظر توليد فكر و ايده تقريبا نامحدود است. شما در هر روز می توانيد هزاران ايده خلق كنيد. ولی بدنتان كاملا محدود است و برای انجام حتی يكی از آن ايده ها ممكن است به سالها زمان نياز داشته باشد. بنابراين طبيعی است كه شما هميشه از ايده هايتان عقب باشيد.

شما هميشه می توانيد كارهای مهم تان را انجام دهيد

درست است كه هرگز نمی توانيد همه كارهايتان را انجام دهيد، ولی هميشه برای انجام كارهای مهم وقت داريد. فقط لازم است يك كار انجام دهيد. كارهايتان را اولويت بندی كنيد و فقط مهمترين ها را انجام دهيد. اين كاری است كه همه بزرگان انجام می دهند. آنها تقريبا به 90 درصد از كارهايشان نه می گويند و فقط ده درصدی كه مهمترين است را انجام می دهند.

افسانه كار همزمان

ژاپنی ها ضرب المثلی دارند كه می گويد شما هرگز نمی توانيد دو خرگوش را همزمان با هم بگيريد. البته خرگوش كه سهل است حتی دوتا مرغ را هم نمی توان با هم گرفت. وقتی ما با كمبود وقت مواجه می شويم اولين چيزی كه به مغزمان خطور می كند اين است كه چند كار را با هم انجام دهيم. ممكن است كارها را هم انجام دهيم ولی متاسفانه فاقد آن كيفيتی است كه قرار است ما را به جلو ببرد.

تحقيقات نشان داده است ما در يك لحظه تنها می توانيم به يك چيز توجه كنيم. بخشی در مغز ما به نام RAS وجود دارد كه وظيفه آن دادن توجه ما آن چيزی كه مد نظر ما است. بنابراين وقتی داريم دو يا چند كار مختلف را با هم انجام می دهيم هر چند لحظه توجه ما بر يكی از آنها است. بنابراين اگر همه آنها كارها نيازمند توجه باشند هيچكدام كيفتی نخواهند داشت. از طرف ديگر وقتی تمركز ما بر هم می خورد مدت زمانی حدود 17 دقيقه طول می كشد تا ما بتوانيم دوباره بر مساله قبلی تمركز كنيم.

البته در دوره افزایش توجه و تمرکز به صورت مفصل به این موضوع پرداخته ایم که انجام چند کار همزمان چطور می تواند تمرکز را از ما بگیرد.

با كار زياد در طول روز جبران می كنم

تاكتيك ديگری كه برای جبران كمبود زمان به كار می بريم بيش از حد كار كردن است. مثلا از صبح شروع به كار می كنيم و تا زمانيكه به خواب می رويم در حال كار هستيم. تقريبا همه جنبه های زندگی خود را تعطيل كرده و فقط كار می كنيم. اين روش در كوتاه مدت جواب می دهد ولی حتی در همان زمان هم تاثير منفی بر زندگی ما می گذارد.

دكتر استفان كاوی در كتاب هفت عادت مردمان موثر از مفهومی به نام توليد و قابليت توليد صحبت می كند. ما برای اينكه بتوانيم همواره با آن انرژی و كيفيتی كه دوست داريم كار كنيم لازم است به قابليت توليد خود هم برسيم. قابليت توليد ما شامل خواب، استراحت، بازی و تفريح، روابط و خانواده و خلاصه جنبه های غير كاری زندگی است. اگر به اين جنبه ها نرسيم مثل ماشينی كه بنزين، روغن و آب به آن نمی رسد و سرويس هم نمی شود خيلی زود از پا می افتيم.

چطور وقت مان را مديريت كنيم؟

نوشتن فهرست كارها

اگر تا كنون عادت به نوشتن فهرست كارهايتان نداريد و همه را به حافظه تان می سپاريد شما بيشتر از هر كسی به مهارت مدیریت زمان نياز داريد. سپردن كارها به حافظه مضرات زيادی دارد كه برخی از آنها از قرار زير است:

• فراموش كردن برخي از كارها
• درگير شدن ذهن شما به برخی از كارهای با اهميت بيشتر
• پر شدن بخشی از ذهن شما و در نتيجه كاهش خلاقيت برای انجام كارهای مبتكرانه

ديويد آلن مبدع روش GTD در مدیریت زمان می گويد مغز شما برای خلق ايده ها است نه نگهداری ايده ها. بنابراين بايد همه ايده ها و كارهايتان را در جايی يادداشت كنيد.

يادداشت كارها

نوشتن فهرست كارها روی كاغذ يا دفتر يادداشت روشی قديمی برای يادداشت كارها است كه همچنان قابل استفاده است. شما همچنان می توانيد از يك دفترچه يادداشت، سررسيد نامه، تقويم روميزی يا هر نوع كاغذی برای يادداشت برداری كارهايتان استفاده كنيد. فقط يادتان باشد همه در يك جا باشد. اينكه ده تا كاغذ يادداشت در جيب هايتان يا كشو ميز و داشبورد ماشين و غيره داشته باشيد كار را خراب می كند. چون در بخش بعد قرار است اين فهرست را اولويت بندی كنيم.

روش ديگر، استفاده از دنيای ديجيتال برای يادداشت كارها است. امروزه به يمن گوشی های هوشمند انواع اپليكيشن های يادداشت برداری و فهرست نويسی كارها وجود دارد. خود گوشی ها تقويم و برنامه نوت دارند. برنامه هايی مانند مایكروسافت تو-دو (Microsoft To-Do) برای نوشتن فهرست كارها بسيار عالی است.

سعی كنيد از تقويم برای يادداشت برداری استفاده نكنيد. تقويم برای كارهايی است كه خيلی مهم و فقط در همان زمان قابل انجام است. مانند قرار ملاقات، وقت دكتر، كلاس آموزش يا خوردن دارو. يعنی كارهايی كه امكان عقب انداختن آنها وجود ندارد.

اگر از تقويم برای كارهايی كه به راحتی می توانيد عقب بياندازيد استفاده كنيد زنگ هشدار تقويم خاصيت خود را از دست داده و شما با هر بار عقب انداختن كم كم به آن بی اعتنا می شويد.

اولويت بندی كارها

گفتيم هيچوقت برای انجام همه كارها وقت نداريم ولی هميشه برای انجام كارهای مهم وقت داريم. برای اينكه بدانيم كارهای مهم مان كدام است لازم است آنها را اولويت بندی كنيم.

بعنوان مثال شما فهرستی از كارهای فردايتان را می نويسيد. ممكن است ده مورد را يادداشت كنيد. بصورت تجربی می دانيد كه به احتمال زياد همه آنها در يك روز قابل انجام نيستند. بنابراين با توجه به هدفی يا اهدافی كه برای خود تعيين كرده ايد آنها را از يك تا ده اولويت بندی می كنيد.

برايان تريسی در كتاب قورباغه ات را بخور از مارك تواين مثالی آورده كه اگر مهمترين كار يك روز شما خوردن يك قورباغه باشد بايد بعنوان اولين كار روزتان آنرا انجام دهيد. بنابراين شما وقتی مهمترين كار آن روزتان را مشخص كرديد ممكن است آن كار از همه سخت تر باشد مغز شما بصورت طبيعی انجام كار سخت را عقب می اندازد. ولی شما بايد جلو اين كار را بگيريد و آن كار سخت را در اول صبح يا اولين زمان ممكن انجام دهيد.

همين روال هم برای انجام كارهای هفتگی، ماهانه و سالانه هم می توانيم به كار ببريم. ولی معمولا كارهايی كه در اشل ماه و سال انجام می شود ديگر نمی توان نام كار بر آن گذاشت و بيشتر برنامه و هدف است. در نتيجه بيشترين استفاده اولويت بندی كارها مربوط به كارهای روزانه و هفتگی است.

اگر تمایل به یادگیری مهارت مدیریت زمان دارید، پیشنهاد می کنیم گوش دادن به فایل های دوره آموزش مدیریت زمان اثر مثبت را از دست ندهید.

راستی اگر شما هم باور های غلطی درباره مدیریت زمان داشته اید و یا تجربه ای کسب کرده اید که به شما در بحث مدیریت زمان کمک کرده است آنرا با ما به اشتراک بگذارید.